Nuovo sviluppo: caricamento file cliente, finalmente semplice
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31/10/2025
Sándor Turucz
Qual è il problema con gli allegati e-mail?
Nella pratica legale ci affidiamo quotidianamente agli allegati e-mail inviati dai clienti – tuttavia, questi causano regolarmente problemi:
gli allegati numerosi o di grandi dimensioni devono essere inviati in più e-mail, quindi è facile che si duplicano, si confondano o manchino;
i file ricevuti devono essere organizzati manualmente nella cartella del caso pertinente;
in caso di file con lo stesso nome (es. „scansione.pdf”) devono essere rinominati per evitare sovrascritture.
Risultato: amministrazione dispendiosa in termini di tempo e gestione documentale rischiosa.
Soluzione: richiesta file Flowyer
L'ultimo sviluppo di Flowyer risolve tutto in un solo passaggio: è possibile creare un link di richiesta file a livello di caso e cartella attraverso il quale il cliente può caricare documenti in quantità illimitata – rapidamente e in sicurezza.
Vantaggi chiave in breve:
Contenuto della cartella invisibile: in possesso del link, è possibile solo caricare, il cliente non vede l'elenco delle cartelle.
Notifiche immediate: ogni caricamento genera un'e-mail e un messaggio di sistema interno.
Conformità GDPR: è possibile visualizzare l'informativa sulla privacy dello studio, la cui accettazione può essere resa obbligatoria.
Gestione delle versioni: un file con lo stesso nome caricato successivamente non sovrascrive il precedente – tutte le versioni vengono conservate.
Flusso di lavoro semplice: Cartella → Azioni → Condivisione per caricamento → copia o invio del link.
Come funziona passo dopo passo?
Creazione di una cartella all'interno del caso
Se non esiste una cartella, crearla (inserire il nome → Salva). La cartella appare immediatamente nell'elenco.
Generazione del link di richiesta file
Nel menu Azioni della cartella, selezionare l'opzione „Condivisione per caricamento”.
– Con un clic è possibile copiare il link o inserire un indirizzo e-mail e il sistema lo invierà per voi.
– Facoltativamente, è possibile scrivere un messaggio personalizzato al cliente.
Caricamento lato cliente
Il cliente, cliccando sul link, accede all'interfaccia di caricamento:
– trascinare o selezionare i file;
– inserire il nome;
– se attivata, l'accettazione dell'informativa sulla privacy è obbligatoria.
Notifiche e controllo
Il caricamento genera una notifica immediata via e-mail e su Flowyer. I file vengono inseriti direttamente nella cartella corretta del caso.
Sicurezza e conformità (GDPR)
Minimizzazione dell'accesso: in possesso del link, il cliente può solo caricare, non vede il contenuto della cartella.
Informativa sulla privacy: visualizzabile sul lato cliente; l'accettazione può essere resa obbligatoria.
Tracciabilità: il sistema registra chi e quando ha caricato; recuperabile se necessario.
Conservazione delle versioni: per evitare controversie future, tutte le versioni vengono conservate.
Gestione delle versioni nella pratica
Flowyer versiona i caricamenti. Se il cliente carica successivamente un file con lo stesso nome (es. contratto aggiornato), non avviene sovrascrittura. Il sistema crea una nuova versione, così:
è chiaramente visibile chi e quando ha caricato,
è possibile confrontare le modifiche di contenuto dei file,
è possibile ripristinare qualsiasi versione precedente.
Questo è particolarmente utile per bozze di contratti, versioni aggiornate di prove, documenti concordati.
Situazioni tipiche di utilizzo
All'avvio di un incarico: richiesta di identificazione cliente, delega, documenti personali, allegati obbligatori.
Conciliazione extragiudiziale: raccolta di versioni successive di documenti senza duplicazioni.
Procedura giudiziaria: caricamento organizzato di prove, allegati con data e versione.
Transazioni immobiliari: visure catastali, contratti di compravendita, certificati energetici, foto, relazioni.
Clienti aziendali: consegna sicura di nuovi file provenienti da circuiti di approvazione interna.
Domande frequenti
Il cliente vede la mia cartella?
No. In possesso del link, può solo caricare, non può visualizzare l'elenco.
Cosa succede ai file con lo stesso nome?
Il sistema crea una versione, non sovrascrive. Tutte le versioni vengono conservate.
Il sistema può inviare il link al cliente?
Sì. Nella finestra Condivisione per caricamento è possibile inserire l'indirizzo e-mail; Flowyer lo invierà per voi. Il link può naturalmente essere copiato.
Posso rendere obbligatoria l'accettazione dell'informativa sulla privacy?
Sì. È possibile impostare che il caricamento avvenga solo dopo l'accettazione.
Conclusione
La funzione di richiesta/caricamento file di Flowyer sostituisce il caos degli allegati e-mail: con un clic è possibile creare un link di caricamento a livello di caso e cartella, il cliente non vede il contenuto della cartella, voi ricevete notifiche immediate dei caricamenti, e il sistema conserva tutte le versioni. Risultato: meno amministrazione, meno rischi, più controllo – direttamente nella cartella del caso.
