Nuova gestione delle versioni dei file nei casi
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10/10/2025
Sándor Turucz
La gestione dei documenti nei casi è ora molto più sicura e trasparente. Abbiamo adottato la gestione delle versioni, il che significa che la storia di ogni file è tracciabile: chi l'ha caricato, quando è stato modificato e le versioni precedenti sono sempre consultabili.
Di seguito presentiamo brevemente, senza dettagli tecnici, cosa significa questo nel lavoro quotidiano.
Cosa è cambiato?
1) Un documento, più versioni – Vede sempre l'ultima versione
In precedenza, se qualcuno caricava nuovamente un file con lo stesso nome, il sistema lo rinominava (es. Contratto (1).docx). Ora il nome del documento rimane invariato, ma in background viene creata una nuova versione (v1, v2, v3…).
Nell'elenco dei file appare sempre la versione attuale, la più recente.
2) Pannello "Versioni" che scorre da destra
Accanto ai nomi dei file appare un piccolo badge (es. v3). Cliccando su di esso si apre il pannello delle cronologie delle versioni:
vede il numero di versione (v1, v2, v3…),
chi e quando l'ha caricato,
la dimensione del file,
ogni versione è scaricabile separatamente.
3) Cancellazione sicura
Una singola versione può essere cancellata, ma la traccia rimane: chi l'ha cancellata, quando è avvenuto – importante per scopi di audit.
I numeri di versione non cambiano all'indietro, la storia è coerente e tracciabile.
4) Ridenominazione senza conflitti
Quando si rinomina un file, il sistema avverte se esiste già un file con lo stesso nome nella stessa cartella. Non consente file con lo stesso nome – così evitiamo sovrascritture.
Cosa guadagna l'ufficio?
Sicurezza e responsabilità: è sempre possibile vedere chi ha caricato quale versione, quando è avvenuta la modifica e cosa è stato cancellato.
Ordine: non ci sono più Contratto (1), Contratto (2). Un documento – più versioni.
Tracciabilità: se una modifica è contestata, la cronologia mostra l'intero quadro.
Semplicità: l'interfaccia non è cambiata radicalmente; la nuova funzione è accessibile nell'elenco abituale con un solo clic.
Come funziona nella pratica?
Caricamento
– Se non esiste già un documento con quel nome nella cartella, viene creata la v1.
– Se esiste già, viene automaticamente creata la versione successiva (v2, v3…).
Apertura e download
– Nell'elenco dei file appare la versione più recente.
– Se ha bisogno di una versione precedente, può selezionarla e scaricarla cliccando sul badge della versione.
Ridenominazione
– Il documento può essere rinominato. In caso di conflitto, il sistema avverte.
Cancellazione
– Singole versioni possono essere cancellate. Il sistema indica: "Cancellato da: …, il: …" – la versione rimane visibile, ma in grigio, senza possibilità di download.
– Cancellazione completa del documento (con tutte le versioni): può essere effettuata eliminando la cartella o con un'operazione mirata.
Chi ne trarrà maggior beneficio?
Negoziazioni extragiudiziali: le bozze inviate al cliente in più fasi sono tutte tracciabili.
Stipula di contratti: la storia delle modifiche e delle approvazioni è trasparente e verificabile in seguito.
Gestione dell'ufficio: fascicoli più ordinati, meno possibilità di errore, controllo e trasferimento più facili.
Domande frequenti
Cosa succede se rinomino il documento?
– Il nome viene aggiornato nell'elenco, le versioni precedenti appartengono ancora allo stesso documento.
È possibile tornare a una versione precedente?
– Le versioni precedenti sono scaricabili. Per renderla di nuovo "attuale", basta ricaricare quel file – il sistema ne creerà una nuova versione.
Se cancello una versione, viene davvero cancellata?
– Sì, il file viene fisicamente cancellato, ma il sistema ricorda quando e chi l'ha cancellato (audit).
Il numero del badge conta anche le versioni cancellate?
– Sì. Così è sempre visibile quante modifiche ha subito il documento – anche se alcune versioni sono state successivamente cancellate.
Riepilogo
La nuova gestione delle versioni supporta specificamente i flussi di lavoro legali: la gestione dei documenti è più sicura, più trasparente e meno stressante. Il lavoro quotidiano rimane quasi invariato, ma tutte le informazioni importanti sono a un solo clic di distanza – e soprattutto: il sistema ricorda tutto ciò di cui potrebbe avere bisogno in seguito.
