Nuova funzione: Data Room - condivisione sicura di documenti per studi legali
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02/09/2026
Zoltán Kéri
Durante una due diligence, acquisizione aziendale, operazione di finanziamento o contenzioso di grandi dimensioni, è necessario condividere centinaia o migliaia di documenti con le parti interessate in breve tempo. In questi casi, non si tratta solo di come trasferire i file, ma anche di chi, cosa, quando e con quali autorizzazioni può accedere – e se tutto ciò è tracciabile in seguito.
Per questo è stata creata la Data Room di Flowyer, una data room virtuale integrata nel sistema di gestione legale di Flowyer, ovvero VDR (Virtual Data Room).
Con la Data Room, lo studio legale può condividere documenti con clienti, controparti, investitori, consulenti o altri partecipanti all'operazione in un ambiente strutturato, controllato e auditabile.
E se il caso è particolarmente sensibile, è possibile creare la data room con crittografia end-to-end e funzionamento zero-knowledge.
Non una cartella condivisa
Una cartella cloud tradizionale può sembrare sufficiente a prima vista. Tuttavia, in una transazione più complessa, emergono rapidamente domande a cui una semplice condivisione di file non può rispondere adeguatamente.
Chi può scaricare il documento e chi può accedervi solo con diritti di visualizzazione? Quando è stato aperto? Quale versione ha visto? Chi ha caricato una nuova versione? È possibile ripristinare un documento cancellato accidentalmente? È possibile richiedere l'accettazione di una dichiarazione di riservatezza? È possibile creare un elenco di eventi auditabile in seguito?
La Data Room di Flowyer risponde a queste domande in un unico sistema.
Lo studio può creare una data room separata per ciascuna operazione o progetto, con una propria struttura di cartelle, partecipanti, autorizzazioni, lista di richieste di dati e impostazioni di sicurezza.
La data room non è visibile automaticamente a tutti all'interno dello studio
In transazioni sensibili, spesso non è solo l'accesso esterno che deve essere regolato.
In un'operazione di M&A, indagine interna o incarico altamente riservato, i documenti potrebbero non essere destinati a tutti i dipendenti dello studio legale.
In Flowyer, quindi, una data room è visibile solo al creatore e ai colleghi da lui designati.
Il proprietario può aggiungere colleghi per nome, ma può anche coinvolgere interi ruoli, come i partner. Gli accessi possono essere revocati in qualsiasi momento e può essere regolato separatamente se qualcuno può solo accedere alla stanza o anche gestirla.
La parte esterna non deve creare un account Flowyer
I clienti e gli altri partecipanti all'operazione non devono registrare un nuovo account utente o ricordare un'altra password.
La parte invitata riceve un link di accesso unico via e-mail. Il link è utilizzabile per 72 ore e può essere richiesto nuovamente se necessario.
L'accesso è protetto da un ulteriore livello di sicurezza: l'utente che accede da un nuovo dispositivo deve inserire un codice di verifica a sei cifre inviato via e-mail.
Il codice è utilizzabile per dieci minuti e il sistema limita i reinvii e i tentativi errati.
Quindi, se qualcuno ottenesse il link di invito, da solo non sarebbe sufficiente per l'accesso: dovrebbe anche accedere alla casella di posta della parte invitata.
Il proprio computer o browser può essere memorizzato come dispositivo affidabile, così durante l'uso regolare non è necessario inserire un nuovo codice ogni volta.
Due tipi di data room, adattati alla sensibilità del caso
Non tutte le operazioni richiedono lo stesso modello di sicurezza.
Per questo, in Flowyer, è possibile scegliere tra due modalità operative al momento della creazione della data room.
Data room normale
Nella data room normale, il server è in grado di elaborare i documenti.
Il grande vantaggio è che è possibile cercare non solo tra i nomi dei file, ma anche nell'intero contenuto testuale dei documenti. Il sistema può fornire anteprime e download ZIP di massa.
Questa è una soluzione conveniente nei casi in cui è importante una ricerca rapida e un'elaborazione semplice dei documenti.
Data room crittografata end-to-end
Per casi particolarmente sensibili, è possibile creare anche una data room crittografata E2E, ovvero end-to-end.
In questa modalità, la crittografia del documento avviene già nel browser dell'utente, prima che il file lasci il dispositivo.
Quindi, nel cloud storage arriva solo il dato crittografato.
In questo caso, l'infrastruttura di Flowyer non ha accesso al contenuto dei file.
La crittografia avviene con l'algoritmo AES-256-GCM e l'accesso si basa su chiavi gestite per dispositivo. Quando si utilizza un nuovo dispositivo, deve essere approvato da un dispositivo già autenticato.
Al momento della creazione della stanza, lo studio riceve anche una chiave di recupero. Questa consente di ripristinare l'accesso in caso di emergenza, ma il fornitore non conserva una copia della chiave.
La data room crittografata può diventare definitivamente inaccessibile solo se si perdono contemporaneamente la chiave di recupero e tutti i dispositivi precedentemente approvati.
Visualizzazione senza download
Non tutti i partecipanti devono ricevere il documento originale.
Nel sistema di autorizzazioni di Flowyer, è possibile separare il diritto di visualizzazione e di download del documento.
Un ospite con solo autorizzazione di visualizzazione può aprire il documento nel browser, ma l'anteprima riceve automaticamente un watermark.
Il watermark può includere l'indirizzo e-mail del visualizzatore e l'ora della visualizzazione.
In questo modo, un documento sensibile può essere mostrato a una parte esterna senza dover fornire un'opzione di download diretto.
Visualizzatore, scaricatore, caricatore o editor
Le autorizzazioni dei partecipanti possono essere regolate tramite ruoli.
Il visualizzatore può visualizzare i documenti.
Lo scaricatore può anche scaricarli.
Il caricatore può caricare i propri documenti.
L'editor può gestire file e cartelle, come rinominarli e cancellarli.
Tuttavia, l'autorizzazione di proprietà della data room non può essere trasferita a una parte esterna.
Inoltre, l'eliminazione non significa automaticamente la perdita definitiva del documento: il file o la cartella viene prima spostato nel Cestino, da cui lo studio può ripristinarlo se necessario.
Gestione automatica delle versioni
Durante una due diligence, spesso diverse versioni dello stesso documento vengono inserite nella data room.
Flowyer le organizza automaticamente in gruppi di versioni.
Gli utenti vedono sempre la versione corrente in primo piano, mentre le versioni precedenti non vengono perse e possono essere riviste in seguito.
Ciò è particolarmente importante quando, ad esempio, vengono consegnate più versioni successive di una bozza di contratto o di un documento finanziario.
Strutture di cartelle complete con pochi clic
La creazione della struttura delle cartelle per una due diligence complessa può essere un compito che richiede tempo.
Per questo, Flowyer include modelli di cartelle predefiniti.
Il sistema include strutture progettate per M&A, due diligence e contenziosi, con sottocartelle a più livelli e numerazione automatica.
Oltre a queste, lo studio può creare i propri modelli.
I modelli possono essere gestiti in cinque lingue:
ungherese, inglese, tedesco, italiano e rumeno.
Ad esempio, la stessa struttura di due diligence creata dallo studio può essere realizzata in ungherese per un cliente ungherese e in inglese per una transazione internazionale.
Il modello di cartella e la lista di richieste di dati possono essere scelti indipendentemente l'uno dall'altro.
Lista di richieste di dati direttamente nella data room
Durante una due diligence, non è solo importante quali documenti sono stati ricevuti, ma anche cosa manca ancora.
Per questo, nella Data Room di Flowyer è possibile tenere una lista di richieste di dati separata.
A ogni voce può essere assegnato uno stato:
mancante, in corso, completato o non rilevante.
È possibile impostare una scadenza e i documenti caricati nella data room possono essere assegnati direttamente a ciascuna voce richiesta.
Il sistema indica anche chi e quando ha caricato il file, e se lo stesso documento è già stato assegnato a un altro punto di richiesta di dati.
In questo modo, l'avanzamento della due diligence può essere seguito non da fogli Excel e e-mail separate, ma nello stesso luogo in cui si trovano i documenti stessi.
Domande e risposte in un unico luogo
La consegna dei documenti genera solitamente nuove domande.
Per questo, nella Data Room è disponibile una piattaforma comune di Q&A, dove i partecipanti possono porre domande, fornire risposte e seguirne lo stato.
Gli interessati possono ricevere notifiche via e-mail su nuove domande e risposte.
I dipendenti dello studio possono anche aggiungere note interne a un file e menzionare direttamente un collega.
Questi commenti interni non sono visibili ai partecipanti esterni.
Dichiarazione di riservatezza su richiesta
Se necessario, l'avvocato può collegare una dichiarazione di riservatezza separata alla data room.
Se la porta NDA è attivata, l'ospite non può accedere al contenuto della data room finché non ha accettato la dichiarazione corrente.
La data e l'ora di accettazione, l'indirizzo IP e la versione della dichiarazione vengono registrati.
Se lo studio modifica sostanzialmente il testo della dichiarazione di riservatezza in seguito, le accettazioni precedenti diventano invalide e la nuova versione deve essere accettata nuovamente.
La restrizione funziona lato server, quindi con la porta NDA attivata, non può essere aggirata tramite un link diretto al file.
Chi ha aperto? Chi ha scaricato? Quando?
Una delle funzioni più importanti di una data room è l'auditabilità.
Flowyer registra, tra le altre cose, gli accessi, le liste di documenti, le anteprime, i download, i caricamenti, le nuove versioni, le cancellazioni, le rinomine, nonché gli eventi Q&A ed E2E.
Agli eventi sono associati data e ora, e-mail e indirizzo IP.
Il registro di audit è visualizzabile dal lato legale e esportabile in formato XLSX.
Per ogni evento può essere creato un certificato PDF con hash di integrità SHA-256, che registra chi, quando e quale operazione è stata eseguita.
Elenco dei documenti con un clic
In data room più grandi, creare un elenco preciso dei documenti consegnati può essere un compito impegnativo.
Flowyer è in grado di creare automaticamente l'intero indice dei documenti della stanza.
Il sistema utilizza una numerazione VDR gerarchica:
1, 1.1, 1.1.1…
L'elenco può includere, tra le altre cose, il nome del documento, il percorso, la dimensione, l'ora di modifica, il caricatore e la versione.
L'elenco è esportabile in formato XLSX o CSV.
Notifiche trasparenti senza inondazioni di e-mail
In una data room attiva, possono avvenire dozzine di operazioni in breve tempo.
Se si ricevesse un'e-mail separata per ciascuna di esse, le notifiche diventerebbero rapidamente ingestibili.
Per questo, Flowyer raggruppa le notifiche di attività: un destinatario riceve una nuova e-mail di attività dalla stessa stanza al massimo ogni 15 minuti.
Le notifiche possono inoltre essere regolate per partecipante.
La logica della protezione dei dati assicura anche che, ad esempio, il download o la visualizzazione di un documento da parte di un ospite non diventi automaticamente visibile a un altro ospite.
Con l'identità visiva dello studio
Per la parte esterna, la data room può apparire come parte del servizio dello studio.
Nelle e-mail di invito e nel portale degli ospiti può essere utilizzato il logo dello studio legale. Se non è impostato un logo personalizzato, il sistema passa all'identità visiva di Flowyer.
In questo modo, per il cliente, la data room appare come parte del servizio dello studio, garantendo un'esperienza utente uniforme e professionale.
Data room direttamente nel sistema di gestione legale
La Data Room di Flowyer non ha come obiettivo semplicemente creare un altro luogo per i file.
L'obiettivo è che lo studio legale possa gestire la consegna dei documenti, le autorizzazioni, le versioni, le richieste di dati, le domande e risposte, gli NDA e la traccia di audit correlata in un unico sistema.
Da una piccola consegna di documenti a una due diligence con più partecipanti, lo stesso sistema può essere utilizzato, mentre lo studio può adattare il livello di accesso e crittografia alla sensibilità del caso.
