Novità nel Ticketing: promemoria, risposte programmate e casella di posta Microsoft 365 illimitata
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07/08/2026
Zoltán Kéri
Quando abbiamo introdotto il modulo Flowyer Ticketing, cercavamo una soluzione a un problema quotidiano dell'ufficio: come gestire le richieste che arrivano alla casella di posta centrale in modo che sia sempre chiaro chi se ne occupa, a che punto è la comunicazione con il cliente e se sono necessarie ulteriori azioni.
Il Ticketing trasforma quindi le email ricevute in ticket tracciabili assegnabili a un responsabile, organizza i messaggi correlati in thread di conversazione e rende trasparente la comunicazione con il cliente con stati chiari.
Da allora, il modulo si è ulteriormente evoluto. Abbiamo aggiunto tre nuove funzionalità che adattano ancora di più la gestione della corrispondenza al lavoro quotidiano dell'ufficio: è possibile impostare promemoria per i ticket, programmare l'invio delle risposte e collegare un numero illimitato di caselle di posta Microsoft 365 al sistema.
Promemoria: Flowyer avvisa quando è necessario occuparsi nuovamente di una richiesta
È una situazione comune che l'ufficio invii una lettera al cliente e poi attenda una risposta. Tuttavia, dopo alcuni giorni, la corrispondenza può facilmente passare in secondo piano, soprattutto quando nel frattempo arrivano dozzine di nuove richieste, scadenze e compiti.
In questi casi, il problema non è necessariamente che la comunicazione non sia registrata, ma che qualcuno debba ricordarsi che bisogna occuparsi nuovamente di quel ticket dopo alcuni giorni.
Per questo servono i nuovi promemoria per i ticket.
È possibile impostare un orario specifico per qualsiasi ticket e determinare a quale collaboratore deve essere indirizzato il promemoria. Quando arriva l'orario specificato, Flowyer avvisa il collega interessato sia nel sistema che via email.
Ad esempio, è possibile impostare già al momento dell'invio della risposta che, se il cliente non risponde entro tre giorni lavorativi, il sistema ricordi all'addetto al follow-up il venerdì mattina.
Non è necessario creare un appuntamento nel calendario, prendere appunti o ricordare mentalmente a quale corrispondenza bisogna tornare. Il promemoria è direttamente collegato al ticket a cui appartiene l'ulteriore azione.
Il compito quindi rimane dove avviene la comunicazione stessa.
Invio di risposte programmate: scrivi ora, invia più tardi
Non tutte le lettere devono essere inviate quando sono pronte.
Ad esempio, potrebbe capitare di finire una risposta di sera, ma non si desidera che il cliente la riceva a tarda notte. Altre volte, un messaggio deve arrivare in un giorno o orario specifico.
Nel Ticketing, oltre all'invio immediato, è ora possibile impostare in anticipo l'orario esatto di invio della risposta.
La lettera può essere preparata in Flowyer come in precedenza, ma invece di inviarla, è possibile specificare il giorno e l'ora in cui il sistema la inoltrerà al cliente.
In questo modo, il collaboratore può preparare la risposta quando ha tempo, e il cliente la riceve quando è effettivamente il momento giusto.
Il messaggio programmato rimane nel thread di conversazione fino all'invio, dove è chiaramente visibile l'orario di invio previsto. Se qualcosa cambia nel frattempo, la lettera può essere modificata prima dell'invio o l'invio programmato può essere annullato.
Questo può essere particolarmente pratico per il lavoro fuori orario: non è il momento in cui viene scritta la lettera a determinare quando arriva al cliente.
Il Ticketing non riguarda più solo la casella di posta centrale
Il cambiamento più significativo, tuttavia, non è una singola nuova funzionalità, ma l'espansione stessa del Ticketing.
Il sistema era originariamente progettato principalmente per gestire le richieste che arrivano all'indirizzo centrale dell'ufficio, come info@, ufficio@ o office@.
Ora è possibile collegare un numero illimitato di caselle di posta Microsoft 365 a un ufficio.
Ciò significa che, oltre all'indirizzo centrale, le caselle di posta Microsoft 365 personali dei collaboratori possono essere collegate a Flowyer. Un ufficio non è quindi costretto a gestire la comunicazione di una sola casella di posta comune come ticket.
I singoli collaboratori possono collegare le proprie caselle di posta al sistema in pochi passaggi, e le email ricevute possono essere gestite nello stesso sistema trasparente basato su ticket.
In questo modo, il ruolo del Ticketing si espande notevolmente: oltre alla gestione dell'indirizzo centrale per i contatti con i clienti, può essere utilizzato anche per organizzare l'intera corrispondenza basata su Microsoft 365 dell'ufficio.
Mentre le singole caselle di posta rimangono separate, la loro gestione può essere integrata in un sistema unificato.
Chi può vedere quale casella di posta?
Quando si collegano più caselle di posta, è ovviamente fondamentale determinare chi può accedere alle singole corrispondenze.
Non è l'obiettivo che una casella di posta personale di un collaboratore diventi automaticamente visibile a tutti i dipendenti dell'ufficio.
Pertanto, in Flowyer, l'accesso può essere regolato per ogni casella di posta.
L'ufficio può determinare chi può vedere i ticket della casella di posta:
- in base al ruolo, ad esempio avvocati o assistenti;
- personalmente, designando collaboratori specifici.
In entrambi i casi, è possibile selezionare più ruoli o più persone.
L'amministratore dell'ufficio e il proprietario della casella di posta continuano ad avere accesso alla casella di posta, mentre gli altri collaboratori possono vedere i suoi ticket solo se hanno ricevuto l'autorizzazione.
In questo modo, un indirizzo ufficio@ gestito congiuntamente può essere reso disponibile, ad esempio, a tutto il team di assistenza, mentre solo l'avvocato e i collaboratori da lui designati possono accedere alla casella di posta personale di un avvocato.
La gestione unificata della corrispondenza non significa quindi che tutti vedano tutte le corrispondenze.
Sempre meno cose da ricordare
Le nuove funzionalità, a prima vista, riguardano tre aree diverse, ma in realtà perseguono lo stesso obiettivo: ridurre l'organizzazione manuale associata alla comunicazione con i clienti.
I promemoria assicurano che un follow-up successivo non venga dimenticato.
Con l'invio di risposte programmate, il momento di preparazione e invio della lettera possono essere separati.
Il numero illimitato di caselle di posta Microsoft 365 consente di gestire non solo un unico indirizzo centrale, ma anche la corrispondenza di più collaboratori dell'ufficio nello stesso sistema tracciabile, con autorizzazioni definite per ogni casella di posta.
In questo modo, Flowyer Ticketing non solo aiuta nella gestione della casella di posta centrale, ma rende più trasparente e organizzata l'intera comunicazione email dell'ufficio.
Se già utilizzi Flowyer, puoi accedere alle nuove funzionalità di Ticketing sotto il menu Comunicazione.
Se invece non sei ancora un utente Flowyer, ma desideri vedere come rendere più trasparente e tracciabile la comunicazione email dell'ufficio, prova Flowyer per 14 giorni o richiedi una dimostrazione personalizzata!
