Modulo di controllo sanzioni e PEP in Flowyer: due diligence con una sola ricerca
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26/05/2026
Zoltán Kéri
La due diligence legale oggi non si limita alla registrazione dei dati del cliente. Le normative sulla prevenzione del riciclaggio di denaro, le liste sanzionatorie e le disposizioni sui personaggi pubblici di rilievo rappresentano un crescente onere amministrativo per gli studi legali.
Il controllo di un cliente o di una parte avversa può avvenire in diversi database: lista ONU, lista sanzioni finanziarie UE, lista OFAC, registri PEP e, se del caso, dati sanzionatori nazionali ungheresi. Controllarli separatamente richiede tempo, è difficile da documentare e, durante un audit successivo, è spesso complicato ricordare esattamente quando, cosa e con quali risultati lo studio ha esaminato.
Il nuovo modulo di controllo sanzioni e PEP di Flowyer semplifica questo processo: consente di verificare clienti, avversari o altre persone e organizzazioni interessate in tutte le fonti di dati rilevanti da un'unica interfaccia di ricerca.
Una ricerca, cinque database
Il nuovo modulo attualmente gestisce i dati di cinque fonti principali:
- Lista sanzioni ONU,
- Lista sanzioni finanziarie UE,
- Lista sanzioni OFAC,
- Lista PEP contenente personaggi pubblici di rilievo,
- Lista sanzioni nazionali ungheresi.
Il sistema cerca in circa 80.000 voci attive. Ciò significa che nella pratica legale non è necessario aprire interfacce separate, utilizzare logiche di ricerca diverse e documentare manualmente i risultati. Flowyer esegue il controllo da un'unica ricerca condivisa.
Ricerca per nome, frammento di nome o codice fiscale
È sufficiente inserire nel campo di ricerca il nome, il frammento di nome, l'alias o, dove disponibile, il codice fiscale del cliente, della controparte o di un altro soggetto interessato.
Il modulo supporta diversi metodi di ricerca:
Ricerca insensibile alla diacritica
La ricerca predefinita ignora accenti e caratteri speciali. Ad esempio, una ricerca di "Milosevic" può restituire un risultato anche se il nome è registrato come "Milošević" nel database.
Riscontro esatto
Utile quando lo studio desidera cercare specificamente un nome, un'azienda o un identificativo.
Ricerca fuzzy
Il sistema è in grado di fornire risultati rilevanti anche in caso di piccoli errori di battitura. Questo è particolarmente importante per nomi internazionali, traslitterazioni o quando i dati disponibili non sono completamente accurati.
La ricerca è supportata anche da una tastiera internazionale che consente l'inserimento di caratteri slavi, dell'Europa occidentale e orientale, cirillici e arabi. I nomi cirillici possono essere cercati anche nella loro forma traslitterata in ASCII, permettendo al sistema di lavorare con diversi stili di scrittura.
Pannello dei risultati dettagliato
I risultati della ricerca non appaiono semplicemente come un elenco di nomi. Il pannello dei dettagli a destra fornisce informazioni comprensibili su ogni risultato.
Il pannello può mostrare, tra l'altro:
- nome completo e traslitterazione ASCII,
- tipo di lista, ad esempio ONU, UE, OFAC, PEP o lista ungherese,
- alias,
- classificazione come persona fisica o giuridica,
- data di inserimento nella lista,
- nome del programma sanzionatorio,
- posizione ricoperta in caso di PEP,
- codice fiscale, indirizzo o dati del proprietario effettivo, se disponibili,
- data dell'ultimo aggiornamento del record.
Questo è importante perché l'avvocato deve sapere non solo se c'è un risultato, ma anche di che tipo di risultato si tratta, da quale fonte proviene e quanto è rilevante per il caso in questione.
Controllo associabile a cliente e caso
Uno dei principali vantaggi pratici del modulo è che il risultato della ricerca non rimane un'informazione isolata. Il risultato può essere direttamente associato al cliente e al caso specifico.
Questo è particolarmente utile nel funzionamento degli studi legali, poiché la documentazione della due diligence non continua a vivere in cartelle separate, screenshot o appunti manuali, ma è collegata al profilo del cliente e al fascicolo del caso.
In caso di controllo successivo, controllo interno o domanda da parte delle autorità, è possibile ricercare quando, da chi e su quali dati lo studio ha effettuato il controllo.
Report PDF con un clic
Flowyer può generare un report ufficiale di controllo in formato PDF dai risultati della ricerca.
Il report può includere:
- dati identificativi,
- risultati secondo le liste controllate,
- dettagli dei risultati,
- riferimento normativo relativo alla Pmt.,
- data e risultato documentato del controllo.
Questo è particolarmente prezioso quando lo studio deve dimostrare, durante un audit, una richiesta da parte delle autorità o un controllo interno, che la due diligence è stata effettuata.
Registro di audit e ricercabilità di 8 anni
Il modulo registra automaticamente ogni ricerca nel database dello studio. Questo non è un semplice storico delle ricerche, ma un registro auditabile.
Il sistema crea un cosiddetto "frozen snapshot" dei risultati. Ciò significa che è possibile ricostruire successivamente cosa ha visto l'avvocato al momento del controllo. Questo è particolarmente importante perché le liste sanzionatorie e PEP cambiano continuamente: persone e organizzazioni possono essere aggiunte o rimosse, alcuni dati possono essere modificati.
L'obiettivo di Flowyer è che lo studio possa dimostrare non solo di aver cercato, ma anche quali informazioni erano disponibili in quel momento.
I controlli precedenti possono essere visualizzati su una pagina separata. Qui è possibile filtrare, ad esempio, per periodo, collaboratore, cliente o risultato. I dati possono essere esportati in formato Excel, fornendo un riepilogo ben elaborabile in caso di esigenze di audit o controllo interno. Inoltre, è possibile generare un'esportazione PDF in formato certificato a livello di cliente.
Aggiornamento automatico giornaliero
Le fonti di dati internazionali vengono aggiornate automaticamente ogni giorno nelle prime ore del mattino.
I record rimossi non vengono eliminati fisicamente, ma passano a uno stato di soft-delete. Questo per garantire l'auditabilità: in un controllo precedente potrebbe essere importante che i dati allora attivi o visibili siano ancora ricercabili in seguito.
Integrazione OpenSanctions e doppia verifica
Il modulo dispone anche di un'integrazione con OpenSanctions.org. Dove è possibile la conformità tecnica, il pulsante "Apri fonte originale" porta direttamente al profilo dell'entità.
Questo è utile per due motivi. In primo luogo, l'avvocato può rapidamente visualizzare la fonte esterna originale. In secondo luogo, offre la possibilità di una doppia verifica, ovvero che il risultato visualizzato in Flowyer possa essere verificato anche in un database esterno e noto.
Gestione dei PEP secondo le regole della Pmt.
Il controllo sui personaggi pubblici di rilievo richiede particolare attenzione. La lista PEP di Flowyer si basa su fonti di dati Wikidata e gestisce primi ministri, ministri, parlamentari e altri personaggi pubblici di rilievo per paese.
Il sistema tiene conto anche del periodo di grazia di un anno: chi lascia l'incarico rimane in stato PEP per un altro anno. Gli stati PEP scaduti vengono gestiti automaticamente dal sistema ogni giorno, mentre gli snapshot relativi ai controlli precedenti vengono conservati.
Gestione delle autorizzazioni adattata al funzionamento dello studio
Le regole di accesso del modulo sono adattate al funzionamento dello studio legale.
La ricerca generale e il registro di audit sono accessibili agli utenti dello studio. Solo l'utente che esegue la ricerca può associare i controlli a un cliente o a un caso.
Questa soluzione supporta sia il lavoro quotidiano dello studio che una gestione controllata delle autorizzazioni.
Funzionamento multilingue
Il modulo è disponibile in cinque lingue: ungherese, inglese, tedesco, italiano e rumeno. Questo non si applica solo all'interfaccia utente, ma anche ai documenti PDF ed Excel esportati.
Questo può essere particolarmente utile per studi che lavorano con clienti internazionali, partner esteri o con un funzionamento interno multilingue.
Cosa significa in pratica per l'avvocato?
Il principale vantaggio del nuovo modulo di controllo sanzioni e PEP è che la due diligence non appare come un'amministrazione manuale separata, ma come parte integrante della gestione clienti e casi di Flowyer.
I vantaggi pratici sono ben misurabili:
- più database possono essere controllati con una sola ricerca,
- si riduce il tempo dedicato alla ricerca manuale,
- il risultato viene documentato automaticamente,
- il controllo può essere associato a cliente e caso,
- è possibile ricercare successivamente cosa ha visto lo studio al momento del controllo,
- in caso di audit, è possibile generare esportazioni PDF ed Excel,
- il sistema supporta la freschezza delle fonti di dati con aggiornamenti giornalieri.
Un controllo medio non significa quindi aprire più siti web, effettuare ricerche separate e salvataggi manuali, ma un processo documentato di pochi secondi.
Meno amministrazione, maggiore conformità
Il controllo sanzioni e PEP è un compito in cui la velocità da sola non è sufficiente. È altrettanto importante la ricercabilità, la documentazione e la capacità dello studio di dimostrare successivamente che la due diligence è stata effettuata.
Il nuovo modulo di Flowyer fornisce assistenza pratica in questo: riunisce in un unico luogo la ricerca, la registrazione dei risultati, il registro di audit e la generazione di report.
In questo modo non solo è possibile effettuare il controllo più rapidamente, ma si dispone anche di una base probatoria più solida nel caso in cui sia necessario dimostrare successivamente che la due diligence del cliente è stata effettuata.
