Flowyer Ticketing: gestione clienti professionale dalla casella email centrale
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21/07/2026
Zoltán Kéri
Un cliente invia un'email all'indirizzo centrale dello studio per un nuovo incarico. Il messaggio arriva nella casella info@, studio@ o office@, ma a prima vista non è chiaro chi se ne occuperà, se è già stata presa un'azione o se è in attesa di risposta.
Più colleghi possono accedere alla casella condivisa, quindi è facile che tutti pensino che qualcun altro abbia già letto o risposto alla richiesta. In altri casi, due persone iniziano a occuparsi dello stesso messaggio mentre un'altra richiesta del cliente passa inosservata.
Il nuovo modulo Ticketing di Flowyer semplifica questo processo rendendolo più trasparente e professionale. Le richieste ricevute all'indirizzo email centrale si trasformano automaticamente in ticket di assistenza clienti tracciabili e assegnabili a un responsabile.
Perché è importante per uno studio legale?
L'indirizzo email centrale come info@, studio@, office@ o altri è spesso il primo punto di contatto per uno studio legale. Qui possono arrivare nuove richieste di clienti, invii di documenti, richieste di appuntamenti, domande relative a casi in corso o richieste di richiamata.
Tuttavia, una casella condivisa tradizionale mostra principalmente i messaggi, non i processi di lavoro. Anche se un messaggio appare come letto, non è chiaro chi se ne occupa, quando è prevista una risposta, se è necessaria una consultazione interna o se la richiesta può essere chiusa.
Spesso si sente la domanda: “Qualcuno ha già risposto a questo cliente?” Una casella centrale da sola non sempre fornisce una risposta chiara.
Una richiesta di cliente rimasta senza risposta o persa non è solo un inconveniente organizzativo per uno studio legale. Può influire sulla reputazione dello studio, sulla fiducia del cliente e, in alcune situazioni, sollevare questioni professionali e di responsabilità.
Il modulo Ticketing aiuta a trasformare l'indirizzo email centrale in un canale di gestione clienti ordinato e tracciabile.
Come funziona?
Il modulo Ticketing si collega alla casella email centrale esistente dello studio. Può essere utilizzato con caselle Microsoft 365, Gmail o altre che supportano la connessione IMAP, quindi non è necessario introdurre un nuovo indirizzo email.
I clienti continuano a scrivere all'indirizzo abituale dello studio, come info@, studio@ o office@. Per loro, il modo di comunicare non cambia.
Quando arriva un nuovo messaggio, viene automaticamente creato un ticket con un identificativo univoco, ad esempio il numero FLW-000123. I messaggi relativi alla stessa richiesta vengono automaticamente raggruppati in una conversazione, consentendo di seguire l'intera cronologia della corrispondenza in un unico luogo.
Dopo l'invio del messaggio, il cliente può ricevere una conferma automatica che lo studio ha ricevuto la sua richiesta. Il messaggio può contenere l'identificativo del ticket e il testo può essere adattato alla comunicazione dello studio, anche in più lingue.
Il collega può rispondere direttamente da Flowyer. Il messaggio viene inviato dalla casella email centrale dello studio, quindi il cliente continua a vedere l'indirizzo email abituale dello studio, non quello di un sistema esterno.
I principali vantaggi
1. Ogni richiesta diventa un caso separato e tracciabile
Il messaggio ricevuto nella casella centrale ottiene automaticamente un identificativo univoco. La richiesta non è solo un'altra email nella casella, ma un processo di relazione con il cliente tracciabile in modo indipendente.
2. Il cliente riceve un feedback immediato
Il sistema può inviare un'email di conferma automatica che lo studio ha ricevuto il messaggio. Questo trasmette un'operatività ordinata e professionale fin dal primo momento di contatto.
Il testo della conferma è personalizzabile e può essere fornito in più lingue. Il cliente sa così esattamente che la sua richiesta è stata ricevuta e dispone anche di un identificativo di riferimento.
3. È chiaro chi si occupa della richiesta
Il ticket può essere assegnato a un responsabile, quindi non resta incerto quale collega gestisce la richiesta del cliente. Ciò riduce il rischio che il messaggio rimanga senza un responsabile o che più persone inizino a occuparsene contemporaneamente.
4. È sempre visibile chi ha il prossimo compito
Lo stato del ticket indica se la richiesta è nuova, aperta, in attesa di risposta del cliente o chiusa. È possibile stabilire a colpo d'occhio se lo studio deve agire o se il processo è attualmente in attesa della risposta del cliente.
Se il cliente invia un nuovo messaggio in risposta a una conversazione chiusa, il ticket si riapre automaticamente.
5. La risposta arriva dall'indirizzo proprio dello studio
I colleghi possono preparare la risposta in Flowyer, ma il cliente continua a vedere l'indirizzo email centrale dello studio come mittente. La comunicazione rimane così uniforme e il cliente non vede un servizio esterno separato.
La risposta può essere formattata, completata con firma, immagini inserite e allegati.
6. La consultazione interna è separata dalla comunicazione con il cliente
Al ticket possono essere aggiunti appunti interni visibili solo ai collaboratori dello studio. Qui si può annotare, ad esempio, quale documento deve essere verificato, con chi è necessario consultarsi o quale risposta consiglia l'avvocato che gestisce il caso.
Con la menzione @ è possibile coinvolgere direttamente un altro collega nella consultazione. Le note interne non vengono inviate al cliente.
7. La richiesta può essere collegata al cliente e al caso
Il ticket può essere assegnato a un cliente esistente o a un caso specifico. La corrispondenza con il cliente non rimane isolata nella casella condivisa, ma può essere collegata al materiale del caso gestito in Flowyer dallo studio.
Dal ticket può essere creato anche un compito, se la richiesta richiede ulteriori azioni. Questo può includere, ad esempio, una richiamata, una verifica di documenti o un compito con scadenza.
8. La cronologia rimane trasparente anche in caso di sostituzione o trasferimento
Se il collega responsabile non è disponibile, il collaboratore con le giuste autorizzazioni può visualizzare l'intera conversazione, le risposte precedenti, lo stato e le note interne.
Non è necessario ricostruire cosa è successo in precedenza tramite email inoltrate o comunicazioni verbali.
9. Anche gli allegati possono essere gestiti come parte del ticket
I documenti e altri allegati ricevuti rimangono accessibili collegati al ticket. I file possono essere scaricati singolarmente e più allegati possono essere compressi in un unico file ZIP.
10. L'accesso è regolato per ruolo
Lo studio può determinare quali collaboratori possono accedere al modulo Ticketing. Le richieste ricevute nella casella centrale sono visibili solo a coloro il cui ruolo include la gestione della comunicazione con i clienti.
L'interfaccia è utilizzabile in più lingue, supportando anche il funzionamento multilingue dello studio.
Sicurezza dei dati
La corrispondenza con i clienti spesso contiene dati riservati, informazioni personali e documenti relativi ai casi. Pertanto, è essenziale che la gestione dei ticket avvenga nell'ambiente proprio e isolato dello studio.
L'email, ovvero il contenuto del ticket, rimane nel database dedicato e isolato dello studio sull'infrastruttura Google Cloud.
Nel caso di Microsoft 365, la connessione della casella avviene tramite Microsoft Graph, mentre per Gmail tramite l'API ufficiale di Google. Altre caselle possono essere collegate al sistema tramite un canale IMAP crittografato.
L'accesso agli allegati è protetto da un controllo delle autorizzazioni. La conservazione e la cancellazione dei dati avvengono in modo conforme al GDPR, adattandosi alle regole di gestione dei dati proprie dello studio.
Configurazione semplice
Per utilizzare il modulo, la casella email centrale esistente dello studio può essere collegata a Flowyer. Non è necessario cambiare l'indirizzo di contatto del cliente già noto come info@, studio@, office@ o altri.
Durante la configurazione, è possibile specificare il testo della conferma automatica e regolare quali ruoli possono accedere al modulo Ticketing.
Dopo la connessione, le email ricevute all'indirizzo centrale appaiono automaticamente come ticket tracciabili. I clienti possono scrivere allo studio nel modo abituale, mentre in background si avvia un processo di lavoro ordinato e assegnato a un responsabile.
Riepilogo
Il modulo Ticketing di Flowyer trasforma le richieste dei clienti ricevute nella casella email centrale in un processo di lavoro d'ufficio tracciabile. Lo studio può mantenere il proprio indirizzo email esistente, mentre i clienti sperimentano una comunicazione uniforme, ordinata e professionale.
✓ Le email ricevute all'indirizzo centrale si trasformano automaticamente in ticket
✓ Ogni richiesta riceve un identificativo univoco
✓ Il cliente può ricevere una conferma automatica personalizzabile
✓ Il ticket può essere assegnato a un responsabile e tracciato con stati
✓ La risposta arriva dall'indirizzo email centrale dello studio
✓ Le note interne sono separate dalla corrispondenza con il cliente
✓ Il ticket può essere collegato al cliente, al caso e al compito
✓ La cronologia è consultabile anche in caso di sostituzione o trasferimento
Se sei già un utente Flowyer, il modulo Ticketing è disponibile nel menu Comunicazione. Se non utilizzi ancora Flowyer ma sei interessato a sapere come mantenere la comunicazione con i clienti in un unico luogo e tracciabile, contattaci per una dimostrazione gratuita!
