La tradizionale gestione degli appuntamenti è uno dei lavori più estenuanti per uno studio legale. Un nuovo cliente è interessato a una consulenza, la segreteria richiama, invia tre proposte di appuntamento, il cliente risponde con una quarta, nel frattempo altri si muovono nel calendario, e alla fine, dopo la quarta e-mail, si riesce a fissare l'appuntamento. Mentre si prenota una singola consulenza di 45 minuti, in background si spendono 15-20 minuti di amministrazione - e possono passare diversi giorni. Uno studio medio può così bruciare 2-3 ore a settimana, fino a mezza giornata lavorativa al mese, solo per gestire gli appuntamenti via e-mail.

Il modulo Prenotazione di Flowyer elimina esattamente questo: il cliente sceglie da solo l'orario libero che gli è più conveniente tra le disponibilità preimpostate, e il sistema gestisce automaticamente tutto il resto - conferma, promemoria, sincronizzazione del calendario, gestione delle cancellazioni. Non dovrà più scambiare e-mail avanti e indietro per fissare un appuntamento.

Dal punto di vista del cliente di un servizio legale, una mancata richiamata, un'e-mail senza risposta, una complicata gestione degli appuntamenti genera incertezza decisionale. Il cliente che si decide nel fine settimana a risolvere finalmente la sua questione, può facilmente perdere slancio se deve aspettare fino a lunedì mattina per una richiamata. La prenotazione online non significa che deve essere sempre disponibile - al contrario: significa che il cliente può prenotare in qualsiasi momento tra le sue disponibilità rigorosamente impostate, e lei interagirà con il sistema solo quando controllerà il suo calendario durante l'orario di lavoro.

Il risultato in termini di tempo è eloquente: mentre una gestione tradizionale degli appuntamenti via e-mail richiede in media 2-3 giorni (e genera 4-6 messaggi), una prenotazione online richiede 1-2 minuti e si conclude con una singola e-mail di conferma.

Il modulo fornisce un'interfaccia di prenotazione online accessibile tramite un URL personale (ad esempio flowyer.hu/booking/kovacs-studio-legale), e - se lo desidera - può essere integrato nel sito web dello studio con un breve frammento di codice HTML.

Apre la pagina di prenotazione e sceglie con quale avvocato desidera incontrarsi (se consentito), e se la consulenza avverrà di persona o tramite videochiamata online.

Sceglie dal calendario l'orario libero che gli è più conveniente - il sistema mostra in tempo reale quando l'avvocato (o lo studio) è disponibile all'interno delle fasce orarie preimpostate.

Fornisce i suoi dati di base e una breve descrizione del caso, quindi invia la prenotazione con un clic.

In background, Flowyer invia automaticamente un'e-mail al cliente e a lei, e dopo la conferma sincronizza l'evento con tutti i calendari collegati: il calendario interno di Flowyer, il suo calendario Google o Microsoft 365 - e sotto forma di link cliccabile anche nel calendario personale del cliente.

Il cambiamento più evidente è la scomparsa delle e-mail avanti e indietro. Il cliente sceglie da solo l'orario che gli è più conveniente, il sistema lo prenota immediatamente e genera la stessa conferma per tutti. Non ci sono più fraintendimenti, appuntamenti promessi in due posti, richiamate dimenticate. Uno studio medio può risparmiare così 2-3 ore a settimana in amministrazione - a livello mensile, questo libera fino a mezza giornata lavorativa che lo studio può dedicare a compiti sostanziali.

Quando un cliente prenota un appuntamento, questo entra immediatamente nel suo calendario, quindi due appuntamenti non possono mai sovrapporsi, anche se non sta organizzando la sua giornata tramite Flowyer.

Al momento della prenotazione, il sistema invia immediatamente un'e-mail al cliente e 24 ore prima dell'appuntamento un promemoria automatico. Questa funzione apparentemente semplice riduce drasticamente il numero di assenze - secondo le statistiche internazionali, fino al 30-40%. Il cliente può aggiungere l'appuntamento al proprio calendario dall'e-mail con un clic (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar - anche con file .ics), quindi nessuna consulenza va persa a causa di un appuntamento dimenticato.

Sulla piattaforma di prenotazione, il cliente può scegliere se desidera visitare il suo studio di persona o richiedere la consulenza tramite videochiamata online. Lei decide quale opzione supporta il suo studio - o entrambe. Per le videochiamate, il sistema richiede il link della chiamata al momento della conferma (Teams, Zoom, Google Meet - quello che è solito usare) e lo inserisce automaticamente nell'e-mail di conferma inviata al cliente. Il cliente non deve cercare nulla: si collega con un clic al momento giusto.

La Prenotazione non è un'interfaccia estranea e standardizzata che stona con l'immagine dello studio. È completamente personalizzabile: può scegliere tra schemi di colore predefiniti (blu, indaco, viola, rosa, arancione, ambra, smeraldo, teal, ciano, ardesia), ma può anche impostare i propri colori di marca - inclusi gradiente, colore di sfondo, colore del testo, e persino il grado di arrotondamento. In questo modo, l'interfaccia di prenotazione appare nel design che si adatta al suo sito web, sia integrata che come pagina autonoma.

Il modulo è disponibile in cinque lingue: ungherese, inglese, tedesco, italiano e rumeno. L'interfaccia cambia automaticamente nella lingua del browser del cliente, ma è possibile cambiare lingua manualmente con un clic. Tutte le e-mail automatiche (conferma, promemoria, cancellazione) vengono inviate nella lingua appropriata - inoltre, ogni modello di e-mail è modificabile individualmente, garantendo una comunicazione nel tono desiderato anche per i clienti stranieri, come per quelli ungheresi.

Nell'e-mail di conferma, il cliente riceve un link di gestione attraverso il quale può modificare o cancellare la prenotazione fino a 24 ore prima dell'appuntamento. Questa soglia di 24 ore è configurabile (24, 48 o 72 ore), e dopo la scadenza il link disabilita automaticamente le opzioni di modifica e cancellazione. Questo protegge il suo calendario da cancellazioni dell'ultimo minuto, fornendo al contempo una soluzione self-service per quei clienti che hanno realmente avuto un imprevisto - e lei non dovrà gestire cancellazioni telefoniche.

Sulla piattaforma Flowyer, il responsabile dello studio e gli avvocati interessati vedono le prenotazioni in tre visualizzazioni:

Panoramica: numeri chiave rapidi (prenotazioni di oggi e della settimana, conferme in attesa, tasso di cancellazioni).

Calendario: visualizzazione settimanale visiva che mostra le prenotazioni proprie e dei colleghi, gli eventi del calendario esterno (anche ricorrenti), e gli eventi di tutta la giornata.

Prenotazioni: tabella filtrabile ed esportabile di tutte le prenotazioni passate, attuali e future - esportabile in CSV in qualsiasi momento.

Ogni mattina alle 07:00 arriva un'e-mail di riepilogo giornaliero all'avvocato con le prenotazioni del giorno, così può iniziare la giornata senza dover accedere al sistema.

La riservatezza legale e la protezione dei dati sono di fondamentale importanza, quindi il modulo Prenotazione è stato sviluppato in questo spirito. Al momento della prenotazione, il cliente fornisce un consenso esplicito al trattamento dei dati, al quale può essere allegato l'URL della propria informativa sulla privacy dello studio. I dati delle prenotazioni sono memorizzati nel database dello studio - un database separato per ogni studio, rigorosamente separato. La sincronizzazione del calendario esterno (Google, Microsoft) avviene tramite l'API ufficiale dei fornitori, su canale criptato, e trasmette solo i dati relativi all'evento specifico - non i contenuti sostanziali dei casi, documenti o file.

Una funzione di sicurezza del dominio integrata aiuta anche lo studio: se integra il widget di prenotazione nel proprio sito web, può specificare esattamente da quali domini il widget può essere caricato.

Il modulo è operativo in pochi clic:

In Flowyer, apre l'interfaccia Organizzatore → Prenotazione → Disponibilità, dove può impostare la disponibilità settimanale (ad es. "lunedì 9-12, martedì 13-17") e la durata della consulenza - questo è il quadro entro il quale i clienti possono prenotare.

Nella scheda Integrazione, sceglie lo schema di colori, personalizza l'aspetto, quindi copia un singolo frammento di codice HTML nel proprio sito web - o usa semplicemente l'URL pubblico.

Non è necessario un esperto IT, l'installazione di software separato o configurazioni complesse. Anche la connessione al calendario Google o Microsoft 365 avviene in pochi clic, e da quel momento la sincronizzazione è automatica e in tempo reale.

Flowyer Prenotazione risolve esattamente il problema che ogni studio legale affronta quotidianamente: come riempire il calendario della prossima settimana senza dover affrontare una serie di scambi di e-mail. Il sistema consente ai clienti di scegliere autonomamente l'orario all'interno delle disponibilità preimpostate, sincronizza automaticamente con i calendari esistenti, riduce il numero di no-show, offre comunicazione multilingue con i clienti, e tutto questo con un aspetto che si integra con l'immagine dello studio.

Il risultato: meno tempo sprecato, meno clienti persi, e l'immagine di uno studio moderno e professionale.

✓ I clienti possono prenotare negli orari definiti da lei

✓ Sincronizzazione in tempo reale con Google e Microsoft 365

✓ E-mail di conferma e promemoria automatici in 5 lingue

✓ Consulenza personale e online combinabile in modo flessibile

✓ Aspetto e modelli completamente personalizzabili

✓ Conformità GDPR integrata e sicurezza del dominio

✓ File di calendario (.ics) e link "aggiungi al Google Calendar" con un clic

✓ Modifica e cancellazione self-service, oltre la soglia di 24 ore

La Prenotazione è già disponibile come parte dell'abbonamento legale di Flowyer - basta impostare la disponibilità, e i suoi clienti possono riempire il calendario della prossima settimana da soli - senza telefonate o scambi di e-mail.