Flowyer per Outlook: da e-mail a pratica e compito con un solo clic
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13/08/2026
Zoltán Kéri
Un cliente invia via e-mail il contratto firmato con tre allegati. La lettera e gli allegati costituiscono una parte importante del caso, quindi devono essere salvati tra i documenti del caso.
Il processo tradizionale in questi casi consiste in più passaggi: scaricare gli allegati, trovare il caso in Flowyer, caricare i file e, se dalla lettera deriva un compito, creare un compito separato con un responsabile e una scadenza.
Per una singola lettera, questo non sembra molto. Tuttavia, con decine di e-mail al giorno, rappresenta un'amministrazione significativa. Inoltre, ogni passaggio aggiuntivo è un'opportunità per errori: un allegato può essere omesso, un documento può essere associato al caso sbagliato o semplicemente la registrazione del compito correlato può essere trascurata.
Flowyer per Outlook semplifica questo processo.
Con l'ausilio del plugin, l'e-mail aperta può essere allegata direttamente al caso appropriato da Outlook o trasformata in un compito con pochi clic. L'intera lettera e tutti gli allegati vengono automaticamente trasferiti nell'ambiente Flowyer dell'ufficio.
Flowyer per Outlook è già disponibile su Microsoft Marketplace ed è utilizzabile con un account e-mail Microsoft 365.
Perché è importante collegare le e-mail ai casi?
Gran parte del lavoro legale oggi avviene tramite e-mail. Tra le altre cose, arrivano via e-mail:
- le lettere dei clienti,
- le negoziazioni con la controparte,
- bozze di contratti e altri documenti,
- materiali di esperti.
Queste lettere spesso fanno parte della storia del caso, proprio come qualsiasi altro documento.
Tuttavia, se la casella di posta e il sistema gestionale operano come due mondi separati, il trasferimento delle e-mail richiede un'amministrazione manuale continua.
Un problema ancora maggiore si verifica se una lettera importante non viene affatto inclusa nei documenti del caso.
Ad esempio, se un'e-mail si trova esclusivamente nella casella di posta di un collega, il collaboratore che prende in carico il caso o lo sostituisce potrebbe non vedere l'intera storia. In caso di ricerca successiva o controversia legale, è particolarmente importante che la comunicazione correlata sia completamente disponibile.
Lo stesso vale per i compiti che arrivano via e-mail. Finché un compito si trova esclusivamente nella casella di posta, è facile dimenticarsene. Una scadenza mancata nel lavoro legale non è solo un inconveniente, ma può anche essere una questione di responsabilità.
Come funziona Flowyer per Outlook?
Flowyer per Outlook è un pannello laterale che si apre direttamente in Outlook, quindi non è necessario passare a un'applicazione separata per utilizzarlo.
Il plugin è utilizzabile con un account e-mail Microsoft 365, su computer Windows e Mac, nonché da browser.
Funziona:
- in Outlook web,
- nella nuova applicazione Outlook per Windows,
- nel classico Outlook desktop,
- e anche nell'applicazione Outlook per Mac.
In questo modo, i collaboratori dell'ufficio possono utilizzare la stessa funzione Flowyer indipendentemente dal fatto che lavorino su un computer Windows o Mac, o da browser.
Il pannello è sempre collegato all'e-mail attualmente aperta, quindi non è necessario passare tra Outlook e Flowyer.
Allegare un'e-mail al caso
La lettera aperta può essere salvata direttamente nel caso selezionato.
L'intero messaggio viene archiviato in formato e-mail standard, insieme agli allegati originali. Non è quindi necessario scaricare, rinominare e caricare i file separatamente.
Creare un compito dall'e-mail
Se dalla lettera deriva un compito, può essere creato direttamente un compito.
Il sistema compila automaticamente l'oggetto del compito, e l'utente deve solo fornire i dati necessari, come ad esempio:
- il collega responsabile,
- la priorità,
- e la scadenza.
L'e-mail originale e i suoi allegati sono collegati anche al compito, così tutte le informazioni necessarie sono disponibili in un unico posto in seguito.
La selezione del caso è più veloce
Il plugin include un elenco di casi ricercabile, quindi non è necessario sfogliare lunghe liste.
I casi utilizzati frequentemente possono essere contrassegnati come preferiti con una stella, e con un interruttore possono essere visualizzati solo i propri casi.
Se si fa clic su un'altra e-mail in Outlook, il pannello Flowyer la seguirà automaticamente. Il plugin non deve essere riaperto per ogni singola e-mail.
I cinque principali vantaggi di Flowyer per Outlook
1. Niente più download e upload manuali
Invece del precedente processo di download-upload, l'intera e-mail e tutti gli allegati possono essere salvati nel caso appropriato con un'unica operazione.
Meno passaggi, meno amministrazione e minori possibilità di errore.
2. Un compito può essere creato immediatamente dall'e-mail
Se una lettera richiede un'azione, il compito può essere registrato immediatamente in Flowyer.
Un responsabile, una priorità e una scadenza possono essere assegnati, quindi il compito non aspetta nella casella di posta che qualcuno vi ritorni in seguito, ma entra nella gestione dei compiti comune dell'ufficio.
3. Windows, Mac o browser – lo stesso Flowyer
Flowyer per Outlook non è legato a un solo sistema operativo o versione di Outlook.
È utilizzabile con un account e-mail Microsoft 365 su computer Windows e Mac, nonché in Outlook web. In questo modo, ogni collaboratore può lavorare nel proprio ambiente abituale, e l'ufficio non deve utilizzare un sistema operativo o una versione di Outlook unificati.
L'integrazione non si ferma qui: è già in fase di sviluppo una versione di Flowyer per Gmail, che secondo i piani renderà disponibile lo stesso flusso di lavoro dall'interfaccia di Gmail.
4. Storia del caso più completa e facilmente ricercabile
Le lettere allegate, insieme agli allegati originali, vengono incluse nel caso.
Se un collega prende in carico il caso, sostituisce qualcuno o deve cercare una precedente negoziazione mesi dopo, non è necessario cercare nelle caselle di posta di più collaboratori.
La comunicazione relativa al caso si trova anche tra i documenti del caso.
5. Disponibile in cinque lingue
L'interfaccia di Flowyer per Outlook è disponibile in:
- ungherese,
- inglese,
- tedesco,
- italiano
- e rumeno
lingue.
Il plugin si adatta automaticamente alle impostazioni linguistiche di Outlook, quindi non è necessaria alcuna configurazione separata in un ambiente d'ufficio multilingue.
Cosa succede ai dati?
Flowyer per Outlook funziona sulla piattaforma ufficiale di plugin di Microsoft.
Il plugin accede solo alla lettera attualmente aperta e la elabora solo quando si avvia il salvataggio.
Non legge l'intera casella di posta e non esegue una sincronizzazione e-mail continua in background.
Le lettere e gli allegati salvati vengono trasferiti direttamente nel database Flowyer dedicato dell'ufficio tramite una connessione crittografata. I documenti non vengono memorizzati separatamente in un sistema di terze parti.
Configurabile in pochi minuti
Flowyer per Outlook può essere installato dal Microsoft Marketplace, direttamente dallo store delle applicazioni di Outlook. Nel menu Apps di Outlook, basta cercare il nome Flowyer.
Per utilizzare il plugin è necessario un account e-mail Microsoft 365.
Al primo utilizzo, un breve abbinamento collega il plugin di Outlook all'account Flowyer dell'ufficio. Il sistema guida attraverso i passaggi necessari.
Se l'ufficio utilizza già il plugin Word Flowyer DocFiller, il plugin di Outlook adotta automaticamente l'abbinamento esistente. In questo caso, non è necessaria alcuna configurazione separata.
Non è necessario alcun pacchetto di installazione separato, server proprio o intervento informatico.
Direttamente dal'e-mail al caso
Flowyer per Outlook collega le due interfacce tra cui gli avvocati lavorano quotidianamente: la casella di posta e il sistema gestionale.
Invece di scaricare file, cercare casi, caricare documenti e registrare compiti separati quando si elabora una lettera importante, tutto ciò può essere fatto direttamente da Outlook.
Con Flowyer per Outlook:
✓ l'e-mail aperta può essere salvata direttamente nel caso appropriato
✓ tutti gli allegati vengono automaticamente archiviati
✓ dalla lettera può essere creato immediatamente un compito assegnato a un responsabile e a una scadenza
✓ dall'elenco dei casi ricercabile si può selezionare rapidamente il caso appropriato, e i casi utilizzati frequentemente possono essere contrassegnati come preferiti
✓ utilizzabile con un account e-mail Microsoft 365 su computer Windows e Mac, nonché da browser
Se sei già un utente Flowyer, puoi installare il plugin dal menu Apps di Outlook - cerca il nome Flowyer su Microsoft Marketplace. Le impostazioni necessarie per l'abbinamento si trovano nel menu Flowyer Applicazioni -> plugin Outlook.
Se non utilizzi ancora Flowyer, ma vuoi vedere come collegare direttamente le e-mail e i compiti derivati ai casi, contattaci per una dimostrazione gratuita.
