Flowyer calendari personali: gestione del tempo con condivisione controllata
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30/09/2026
Zoltán Kéri
Da ora in poi, oltre al calendario condiviso dell'ufficio, ogni utente può creare anche un proprio calendario privato per impostazione predefinita. Decidi tu quali colleghi possono vederlo, chi può modificarlo e se collegarlo al tuo calendario Google o Microsoft 365.
Un calendario condiviso dell'ufficio è utile per molte cose. Mostra la prossima riunione, la riunione settimanale o una scadenza importante.
Tuttavia, in uno studio legale non tutte le voci del calendario devono necessariamente riguardare tutti. Ci possono essere incontri con i clienti, consultazioni interne o anche appuntamenti personali che non è necessario che siano visibili a tutti i membri dello studio. Altre volte è importante che un assistente non solo veda il calendario dell'avvocato, ma possa anche registrare nuovi eventi.
La nuova funzione del calendario personale di Flowyer collega queste due esigenze: la gestione del tempo privato e la collaborazione controllata. Il calendario condiviso dell'ufficio rimane, ma da ora in poi ogni membro del team può creare anche un proprio calendario.
Quando un unico calendario condiviso non basta più
In passato, a un ufficio era associato un solo calendario condiviso. Tutti i membri del team vedevano gli stessi eventi e lavoravano sullo stesso calendario. Questa è una soluzione semplice e trasparente quando si tratta di eventi realmente condivisi dell'ufficio.
Tuttavia, man mano che uno studio cresce, in un unico calendario iniziano a mescolarsi sempre più tipi diversi di appuntamenti: riunioni, incontri con i clienti, consultazioni interne, scadenze e impegni personali. Inoltre, non sempre era chiaro a quale collega appartenesse una voce.
Con i calendari personali, questa struttura può ora essere separata: ciò che riguarda veramente tutto l'ufficio può rimanere nel calendario condiviso, mentre ciò che fa parte del programma personale di un determinato collega può essere trasferito nel suo calendario personale.
Privato finché non decidi diversamente
Una delle caratteristiche più importanti del calendario personale è che è privato per impostazione predefinita. Quando lo crei, lo vedi solo tu.
Non appare automaticamente ai tuoi colleghi e nemmeno l'amministratore dell'ufficio ha accesso automatico. Se desideri condividerlo con qualcuno, puoi farlo separatamente, per nome.
Questo può essere particolarmente importante in uno studio legale, dove il calendario può contenere informazioni sensibili. Spesso si può dedurre la natura di un caso dal momento, dalla persona o dall'argomento della consultazione.
Per i calendari personali, quindi, il punto di partenza non è che tutti vedano tutto e poi si debba limitare. Al contrario: decidi tu a chi vuoi dare accesso.
Non solo condivisibile, ma anche delegabile
La condivisione non significa necessariamente solo visione. Per ogni collega invitato, è possibile definire separatamente quali autorizzazioni riceverà.
Solo in modalità lettura il collega vede gli eventi del calendario, ma non può modificarli. Questo può essere utile, ad esempio, se il team ha bisogno di sapere quando è disponibile l'avvocato responsabile dell'ufficio, ma gli appuntamenti sono gestiti esclusivamente da lui.
Con autorizzazioni di modifica il collega invitato può registrare nuovi eventi, nonché modificare o eliminare quelli esistenti. Questo consente una vera delega.
Ad esempio, se un assistente gestisce gli appuntamenti di un avvocato, non deve trasmettere ogni nuova scadenza separatamente affinché l'avvocato la registri lui stesso. Con le autorizzazioni appropriate, l'assistente può inserire direttamente l'evento nel calendario personale dell'avvocato. L'evento rimane comunque parte del calendario dell'avvocato.
Sincronizzazione con Google e Microsoft 365 – anche per il calendario personale
Un calendario è veramente utile quando non esiste solo in un unico sistema. Molti avvocati durante la giornata controllano principalmente i loro appuntamenti sul telefono o in Outlook, quindi anche il calendario personale di Flowyer può essere collegato a un calendario esterno.
Un calendario personale può essere collegato a un Google Calendar o a un calendario Microsoft 365. La sincronizzazione è bidirezionale.
Se un evento viene inserito in Flowyer, appare anche nel calendario esterno collegato del proprietario. Gli eventi creati nel calendario esterno vengono riportati nel calendario personale appropriato in Flowyer.
Al momento del collegamento, gli eventi futuri vengono importati, quindi non è necessario copiare singolarmente gli appuntamenti esistenti. E questo funziona anche con la delega.
Ad esempio, se un assistente con autorizzazioni di modifica aggiunge una nuova riunione al calendario personale dell'avvocato, l'evento viene sincronizzato con il calendario esterno collegato all'avvocato – non con il calendario personale dell'assistente.
Un colpo d'occhio per vedere a chi appartiene ogni evento
Quando si visualizzano gli eventi di più calendari contemporaneamente, la trasparenza diventa particolarmente importante. Per questo motivo, Flowyer distingue visivamente i calendari.
I calendari personali hanno un proprio colore e negli eventi appare anche l'avatar del proprietario del calendario. Nei dettagli dell'evento è anche visibile a quale utente appartiene l'appuntamento – o al calendario condiviso dell'ufficio.
In questo modo, la responsabilità rimane chiara anche se qualcuno vede i calendari di più colleghi contemporaneamente. Questo è particolarmente utile, ad esempio, per le sostituzioni, l'organizzazione delle ferie o quando un assistente gestisce il programma di più avvocati.
Per gli eventi condivisi con autorizzazioni di sola lettura, Flowyer non mostra le opzioni di modifica e cancellazione, rendendo chiaro già dall'interfaccia che la voce non può essere modificata.
La condivisione rimane all'interno di Flowyer
Una differenza importante è che la condivisione di un calendario personale e la sua sincronizzazione esterna sono due cose diverse.
Se condividi il tuo calendario con un collega, diventa visibile o modificabile per lui in Flowyer. Il calendario non viene trasferito automaticamente nel Google o Microsoft account del collega. La connessione esterna appartiene sempre al proprietario del calendario.
Lo stesso vale per l'eliminazione: se successivamente elimini il calendario personale da Flowyer, il calendario Google o Microsoft esterno collegato non viene eliminato. Se un utente lascia l'ufficio, il suo calendario personale viene nascosto e la sua sincronizzazione esterna viene interrotta.
Privato quando necessario – condivisibile quando necessario
Il calendario di uno studio legale non è solo un elenco di appuntamenti. Mostra su quale caso sta lavorando qualcuno, quando incontra un cliente, quando è in udienza, quando è disponibile e quando no.
Per questo è importante non dover scegliere tra totale apertura e totale isolamento.
Con i calendari personali, ogni utente può decidere cosa mantenere nel proprio calendario, a chi consentire l'accesso e a chi dare autorizzazioni di modifica. Nel frattempo, il calendario condiviso dell'ufficio rimane per quegli eventi che riguardano davvero l'intero team.
Con i calendari personali di Flowyer:
✓ ogni membro del team può creare un proprio calendario privato per impostazione predefinita;
✓ gli eventi personali e quelli che riguardano l'intero ufficio possono essere separati;
✓ puoi decidere per nome chi può vedere il tuo calendario;
✓ possono essere concesse autorizzazioni di sola lettura o di modifica;
✓ gli assistenti possono gestire direttamente i calendari degli avvocati, se autorizzati;
✓ il calendario personale può essere sincronizzato bidirezionalmente con Google Calendar o Microsoft 365;
✓ i colori e l'avatar del proprietario rendono immediatamente visibile a chi appartiene ogni evento;
✓ il calendario condiviso non viene trasferito automaticamente nel calendario esterno di un altro utente;
✓ quando si elimina il calendario Flowyer, gli eventi nel calendario esterno rimangono.
Se già utilizzi Flowyer, puoi creare il calendario personale nel menu Organizzatore → Calendario, quindi con pochi clic impostare anche con quali colleghi desideri condividerlo.
